Vážení klienti,
dovolte mi krátké vysvětlení k organizaci komunikace v naší projekční kanceláři.
Pro veškerou pracovní komunikaci upřednostňuji e-mailovou korespondenci před telefonními hovory, zprávami na sociálních sítích a komunikačních aplikacích. Důvodem není neochota komunikovat, ale snaha zajistit co nejvyšší kvalitu, přesnost a efektivitu spolupráce.
V rámci své práce se pravidelně účastním pracovních jednání, koordinačních schůzek, kontrolních dnů na stavbách, koordinaci zakázek, odborných konferencí a dalších aktivit, během nichž nemohu telefon přijímat. Zároveň se snažím pracovat soustředěně a nerušeně na projektech, které vyžadují vysokou míru koncentrace a odpovědnosti. Časté telefonické vyrušování tento proces výrazně narušuje. Abych mohl odvádět kvalitní práci, potřebuji pracovat soustředěně a bez neustálého přerušování.
E-mailová komunikace přináší řadu výhod pro obě strany:
-
Informace jsou zaznamenány a dohledatelné,
-
minimalizuje se riziko nedorozumění nebo zapomenutých informací,
-
je možné snadno přeposlat požadavek příslušnému členovi týmu nebo spolupracující profesi,
-
vzniká jednoznačná dokumentace rozhodnutí, požadavků a termínů,
-
komunikace je efektivnější při koordinaci většího množství osob zapojených do projektu.
Praxe v projektování opakovaně potvrzuje, že písemná komunikace vede k menšímu počtu chyb a nedorozumění než komunikace telefonická. To, co je napsáno, lze kdykoliv ověřit, zatímco obsah telefonických hovorů bývá často interpretován rozdílně nebo se na některé informace jednoduše zapomene.
Zároveň se snažím dodržovat základní pravidla profesní a osobní kultury komunikace. Nepovažuji za vhodné telefonovat před 8:00 hodinou ranní, v době oběda přibližně mezi 11:00 a 12:00 hodinou ani po skončení pracovní doby. Po 16:00 hodině je můj telefon automaticky přepnut do režimu „Nerušit“ a hovory zpravidla nepřijímám. Stejná časová okna aplikujeme u našich projektantů, u kterých však budete mít vyšší pravděpodobnost telefonického spojení.
PROČ PREFERUJI E-MAIL PŘED TELEFONEM
„Telefonování je pro mě z objektivních zdravotních důvodů výrazně zatěžující, proto preferuji e-mail.“
Rád bych také otevřeně zmínil, že preferuji písemnou komunikaci i ze zdravotních důvodů. Dlouhodobě pozoruji, že časté telefonování vede k rychlejšímu vyčerpání, zhoršené koncentraci a někdy i k bolestem hlavy. Důvodem je také má zvýšená citlivost na nepřetržité komunikační podněty a časté přerušování práce. Způsob komunikace prostřednictvím e-mailů mi umožňuje lépe hospodařit s mentální kapacitou, udržet potřebnou koncentraci a předcházet nadměrnému pracovnímu vyčerpání.
Pokud je telefonický hovor skutečně nezbytný, rád se ozvu zpět ve chvíli, kdy mi to pracovní vytížení dovolí. Ve většině případů však prosím o zaslání dotazu, požadavku či podkladů e-mailem. Je to nejrychlejší a nejspolehlivější cesta k vyřízení Vaší záležitosti.
Děkuji za pochopení a respektování tohoto způsobu komunikace.
Pavel Gergela,
jednatel TZB-energie CZ s.r.o.
Před zavoláním upřednostňuji SMS s krátkým představením a téma hovoru. Přesto doporučuji e-mail.
Poslední číslice je výsledkem složitého výpočtu:
+420 731 323 00?
2 + 3 = ?
Pokud jste se dostali až sem, máte potřebné analytické schopnosti k navázání kontaktu.
Telefon je určen především pro naléhavé záležitosti